Document de Cadrage Fonctionnel & Technique – CODEX

⚠️ Ce document est un prérequis à tout devis forfaitaire ferme.

🔹 A. Vision & Objectifs Business

  1. Quel problème métier précis CODEX cherche-t-il à résoudre ?

    • Complexité du processus d’obtention de l’agrément GDP ?

    • Coût élevé des audits et du consulting traditionnel ?

    • Manque de visibilité sur les écarts de conformité ?

    • Délais trop longs pour la mise en conformité ?

  2. Quel est l’objectif principal de la plateforme à court et moyen terme ?

    • Diagnostic automatisé ?

    • Accompagnement de bout en bout ?

    • Formation / sensibilisation ?

    • Préparation aux audits officiels ?

  3. Quels sont les objectifs business mesurables ?

    • Nombre de transporteurs accompagnés ?

    • Taux de réussite à l’agrément ?

    • Temps moyen de mise en conformité ?

    • Réduction du coût par rapport au consulting traditionnel ?

  4. CODEX est-il pensé comme :

    • Une plateforme SaaS en self-service ?

    • Un service hybride IA + humain ?

    • Un outil interne pour consultants ?

🔹 B. Cibles & Profils Utilisateurs

  1. Quels sont tous les profils utilisateurs de la plateforme ? (liste exhaustive requise) Exemples : transporteur, responsable qualité, consultant interne, administrateur, auditeur partenaire, support…

  2. Pour chaque profil, préciser :

    • Rôle métier

    • Droits et permissions

    • Actions possibles

    • Données accessibles

    • Données modifiables

  3. Côté transporteur, qui est l’interlocuteur principal ?

    • Dirigeant ?

    • Responsable qualité ?

    • Responsable exploitation ?

    • Plusieurs interlocuteurs possibles ?

  4. Un transporteur peut-il avoir plusieurs utilisateurs sur la plateforme ?

    • Oui / Non

    • Si oui : gestion des droits par entreprise ?

🔹 C. Modèle Économique

  1. Quel est le modèle économique exact ?

    • Paiement unique par diagnostic ?

    • Abonnement mensuel/annuel ?

    • Forfait par étape (diagnostic, accompagnement, audit blanc) ?

    • Modèle hybride ?

  2. Quels services sont inclus dans chaque offre ?

  • Diagnostic IA seul ?

  • Diagnostic + roadmap ?

  • Accompagnement humain inclus ?

  • Audit blanc inclus ?

  1. Y a-t-il des options payantes supplémentaires ?

  • Sessions de consulting individuel ?

  • Formation en ligne ?

  • Accès à des ressources premium ?

  • Accompagnement terrain ?

  1. Comment sont gérés les paiements ?

  • Paiement en ligne ?

  • Facturation classique ?

  • PSP envisagé (Stripe, autre) ?

🔹 D. Processus Métier – Parcours Transporteur (CRITIQUE)

  1. Décrire le cycle de vie complet d’un accompagnement :

  • Inscription / Onboarding

  • Collecte documentaire

  • Analyse IA

  • Diagnostic / Scoring

  • Génération de la roadmap

  • Suivi des actions correctives

  • Validation des jalons

  • Audit blanc (si applicable)

  • Clôture / Certification de préparation

  1. Quels documents sont attendus du transporteur ? (liste exhaustive requise)

  • Autorisation d’exercer ?

  • Procédures qualité existantes ?

  • Plan de formation du personnel ?

  • Cartographie des locaux / véhicules ?

  • Certificats d’étalonnage (sondes, etc.) ?

  • Contrats sous-traitants ?

  • Autres ?

  1. Pour chaque document, préciser :

  • Obligatoire ou optionnel ?

  • Format attendu (PDF, scan, formulaire) ?

  • Critères d’acceptation (lisibilité, date de validité) ?

  1. Quelles actions sont impossibles si une étape n’est pas validée ?

  • Ex : Pas de roadmap sans documents minimaux

  • Ex : Pas d’audit blanc sans validation des jalons critiques

🔹 E. Base de Connaissances GDP

  1. Quelle est la source de la base de connaissances ?

  • Textes réglementaires officiels (GDP UE, ANSM) ?

  • Guides de bonnes pratiques ?

  • Retours d’expérience internes ?

  • Documents clients ?

  1. Qui est responsable de la mise à jour de la base de connaissances ?

  • Équipe interne ?

  • Partenaire externe ?

  • Processus de veille réglementaire ?

  1. La base de connaissances doit-elle être :

  • Versionnée ?

  • Traçable (historique des modifications) ?

  • Accessible aux utilisateurs (en partie ou totalement) ?

  1. Quelles informations la base doit-elle contenir ?

  • Exigences réglementaires (articles, références) ?

  • Critères d’évaluation par domaine ?

  • Modèles de documents conformes ?

  • FAQ / cas pratiques ?

🔹 F. Analyse IA & Scoring (ZONE CRITIQUE)

F1. Analyse documentaire

  1. Quels types d’analyse l’IA doit-elle effectuer ?

  • Extraction d’informations clés ?

  • Vérification de conformité ?

  • Détection de documents manquants ?

  • Analyse de cohérence entre documents ?

  1. Comment l’IA traite-t-elle les documents ?

  • OCR pour documents scannés ?

  • Parsing de PDF structurés ?

  • Analyse de texte libre ?

  • Reconnaissance de formulaires ?

  1. Quels sont les critères d’évaluation par domaine GDP ?

  • Locaux et équipements ?

  • Personnel et formation ?

  • Documentation et procédures ?

  • Gestion des réclamations ?

  • Transport et traçabilité ?

  • Sous-traitance ?

  • Autres ?

F2. Scoring & Notation

  1. Comment le score global est-il calculé ?

  • Moyenne pondérée par domaine ?

  • Score binaire (conforme / non conforme) ?

  • Échelle de maturité (1 à 5, A à E, etc.) ?

  1. Quels sont les seuils de décision ?

  • Score minimum pour « prêt à l’audit » ?

  • Seuils d’alerte par domaine ?

  • Classification des écarts (critique, majeur, mineur) ?

  1. Le score est-il :

  • Calculé automatiquement ?

  • Validé par un humain ?

  • Modifiable manuellement ?

  1. Comment gérer les cas ambigus ou les documents incomplets ?

  • Demande de complément automatique ?

  • Escalade vers un consultant ?

  • Score « en attente » ?

F3. Génération de la Roadmap

  1. Comment la roadmap est-elle générée ?

  • Actions standardisées par type d’écart ?

  • Personnalisation selon le contexte du transporteur ?

  • Priorisation automatique ?

  1. Quels éléments composent la roadmap ?

  • Actions correctives ?

  • Délais recommandés ?

  • Ressources / modèles de documents ?

  • Responsables suggérés ?

  1. La roadmap peut-elle être modifiée ?

  • Par le transporteur ?

  • Par le consultant ?

  • Traçabilité des modifications ?

🔹 G. Accompagnement Humain & Support

  1. Quel est le rôle de l’équipe support/consulting ?

  • Validation des analyses IA ?

  • Réponse aux questions complexes ?

  • Accompagnement terrain ?

  • Formation ?

  1. Comment s’articule le mix IA / Humain ?

  • L’IA fait le diagnostic, l’humain valide ?

  • L’humain intervient uniquement sur demande ?

  • L’humain intervient à des jalons clés ?

  1. Quels sont les canaux de communication avec le support ?

  • Chat intégré ?

  • Visioconférence ?

  • Email ?

  • Téléphone ?

  1. Quel est le SLA attendu pour le support ?

  • Temps de réponse ?

  • Disponibilité (horaires, jours) ?

  • Niveaux de priorité ?

  1. L’équipe support a-t-elle besoin d’outils spécifiques ?

  • Interface de gestion des dossiers ?

  • Vue consolidée des transporteurs ?

  • Outils de reporting ?

🔹 H. Conformité & Aspects Réglementaires

  1. Quelles réglementations doivent être couvertes ?

  • GDP UE (2013/C 343/01) ?

  • Bonnes pratiques de distribution ANSM ?

  • Réglementations spécifiques (stupéfiants, produits sanguins) ?

  • Normes ISO liées ?

  1. La plateforme doit-elle assurer :

  • Une traçabilité complète des échanges ?

  • Un journal d’audit ?

  • Un historique immuable ?

  1. Quelle est la durée de conservation des données ?

  • Dossiers transporteurs ?

  • Documents transmis ?

  • Historique des échanges ?

  1. Qui porte la responsabilité en cas de mauvaise recommandation ?

  • La plateforme ?

  • Le consultant ?

  • Clause de non-responsabilité ?

  • Assurance professionnelle ?

🔹 I. Tableau de Bord & Suivi

  1. Quelles informations doivent apparaître sur le dashboard transporteur ?

  • Score actuel ?

  • Progression de la roadmap ?

  • Prochaines actions ?

  • Historique des analyses ?

  • Documents en attente ?

  1. Quelles informations pour le dashboard administrateur/consultant ?

  • Vue d’ensemble des transporteurs ?

  • Alertes et escalades ?

  • Statistiques globales ?

  • Performance de l’IA ?

  1. Faut-il des notifications automatiques ?

  • Rappels d’actions ?

  • Alertes de non-conformité ?

  • Mises à jour réglementaires ?

🔹 J. Parcours Utilisateur & UX

  1. Décrire le parcours utilisateur pour chaque profil :

  • Inscription

  • Onboarding / premier diagnostic

  • Utilisation courante

  • Interaction avec le support

  • Finalisation / clôture

  1. Existe-t-il déjà :

  • Des wireframes ?

  • Des maquettes ?

  • Une charte graphique ?

  1. La conception UX/UI fait-elle partie du périmètre attendu ?

🔹 K. Technique & Contraintes

  1. Contraintes techniques connues ?

  • Web uniquement ?

  • Mobile requis ?

  • APIs imposées ?

  1. Préférences ou contraintes technologiques ?

  • Front-end

  • Back-end

  • IA / ML (modèles, frameworks)

  • Hébergement

  1. Exigences de sécurité spécifiques ?

  • Hébergement des données (HDS obligatoire ?) ?

  • Chiffrement ?

  • Authentification (SSO, 2FA) ?

  1. Volume et performance attendus ?

  • Nombre de transporteurs simultanés ?

  • Taille des documents (poids max) ?

  • Temps de traitement acceptable ?

🔹 L. Intégrations & Interopérabilité

  1. La plateforme doit-elle s’intégrer avec des systèmes externes ?

  • TMS transporteurs ?

  • Outils qualité existants ?

  • Plateformes de formation ?

  • ThermoMatch (autre produit client) ?

  1. Des APIs doivent-elles être exposées ?

  • Pour quels usages ?

  • Quels formats (REST, GraphQL) ?

🔹 M. Périmètre & Roadmap (ANTI-DÉRAPAGE)

  1. Qu’est-ce qui est explicitement hors périmètre du projet ?

  2. Que doit contenir obligatoirement le MVP ?

  • Fonctionnalités minimales

  • Types de documents analysés

  • Niveau d’accompagnement humain

  • Domaines GDP couverts

  1. Faut-il définir une roadmap évolutive post-lancement ?

  • Ajout de nouvelles réglementations ?

  • Extension internationale ?

  • Fonctionnalités avancées ?

🔒 Rappel clé (à conserver pour le devis)

Toute fonctionnalité, règle métier ou contrainte non explicitement mentionnée dans le périmètre validé fera l’objet d’un devis complémentaire.